‥★★★28　アウトソーシングは丸投げではうまく機能しない

■業者を仕切り、管理、コーディネートできるか

　アウトソーシングには、それなりの問題も発生します。一番大きいことは、業務が専門化されてしまうため、それぞれのプロセスを組織として組み立てることができないことにあります。業者は自分の専門分野以外の仕事はしません。このため、各専門業者を組み立てて、ひとつのものをつくるディレクションが求められます。そして、その機能を会社として持っているかどうかが、重大な問題となります。

　ＤＭの発送を例とし、必要なディレクションを考えてみましょう。

　１.ＤＭのチラシ
　　ａ）文面の作成→社内で原稿を作成し、デザイン会社に依頼
　　ｂ）文面の印刷→印刷会社に依頼（デザイン会社に任せることも可能）
　２．ＤＭの封筒
　　ａ）封筒の選択→事務用品業者に注文する（印刷会社に任せることも可能）
　　ｂ）封筒の印刷→印刷会社へ依頼
　３．ＤＭの封入
　　ａ）宛名の作成→社内でタックシールにプリントアウト
　　ｂ）封入の方法→並べ順や折り方を指示
　　ｃ）封筒にチラシを封入→封入業者へ依頼（チラシ、封筒、タックシール
　　　　　　　　　　　　　　　　　　を封入業者に送付）
　　ｄ）完成品の運搬→封入業者が最寄りの郵便局へ搬入

　ＤＭを発送するためには、最低でもこれだけのプロセスを踏みます。各工程ごとにスケジュール管理とチェック作業が必要になります。タックシールのプリントアウトのための社内でのスケジュール調整、デザイン会社の進捗状況やデザインの確認、郵便の取り扱いや発送状況など。ＤＭ業者からも郵便局へ確認させることも必要です。加えて、印刷業務をデザイン会社に一任するような場合になると、アウトソーシング業者から別の業者へのアウトソーングするという状況も生まれてきます。

　会社側が仕切り、管理し、コーディネートしていかなければ、仕事として循環してはいかないのです。この一切を任せることができるＤＭ発送代行サービスを利用することも可能ですが、個別に依頼するのと異なり、料金が高くなる上、デザインを凝ることは難しくなります。こうした丸投げでは、効果が上がらなかったり、トラブルが発生したりすることも多くなります。

■厳密で強力な仕切り機能が不可欠

　ここに最大の失敗事例があります。旧大蔵省印刷局による24億円の公共事業です。

　　1999年末、大蔵省印刷局は、官報のデジタルデータの入力
　　（1947〜1998年度分、Ａ４版で88万ページ）を10社に発注した。しか
　　し、契約期間である2000年３月末には間に合わず、作業期間を予定の
　　３倍の延長し、９月にようやく完成をみた。

　このような混乱を招いた要因は、下請け→孫受け→孫々受け→最終的に在宅ワーカー(ＳＯＨＯ従事者)に拡散したことによる在宅ワーカーの技術のばらつき、そして、この悪連鎖により、入力方法や納期の説明が末端まで伝わらなかったことにあったと考えられています。

　仕事の指示には、詳細な手順書や厳密な指示書が不可欠です。この仕切りをいかに強くしていくかが、アウトソーシングを利用する上での必須スキルです。

　スキルの向上には、その業務に対する知識や理解を持つことが、ある程度、必要になります。未開の業務へ手順や指示を与えることはできません。業務への知識を持つことで、業者に隙を与えることもなければ、業者の優劣も判断できますし、より優秀な業者を開拓することができます。

　アウトソーシングを利用することが、これからのビジネステーマです。そのためには仕事の提携化、標準化をもっと進めなければなりません。ただ、手をこまねいて、赤字グラフを眺めているだけでは、コストダウンはできません。日々、赤い数字が羅列されていくのみです。

　たとえば、人件費を含め経費が１億円かかる経理部門をリストラし、すべてを5,000万円でアウトソーシングした結果、さまざまなトラブルにより、その経費が7,500万円に膨れ上がったとしても、25％の経費が削減できた計算になります。どんなにトラブルが発生しようと業者との折衝ですから、5,000万円以上を請求されることはないでしょう。

　この先、永遠１億円を計上し続けるよりは、多少の無駄やトラブルを抱えたとしても、アウトソーシングするメリットは大いにあります。問題は半年から一年の単位で解決していけばよいのです。